UX Design Projekte richtig planen und budgetieren

UX Design Projekte richtig planen und budgetieren
 
Oft wissen Kunden einer Internetagentur selbst noch nicht genau, welchen Projektverlauf sie auf dem Weg zum gewünschten Ergebnis erwarten. Klar ist nur: je präziser die Erwartungen auf Kunden- und Agenturseite sind, desto besser und erfolgreicher lässt sich ein UX Design Projekt planen und budgetieren. Zu Projektbeginn ist also die gemeinsame Abstimmung grundliegend wichtig. Gesucht wird in der Regel eine Internetagentur, die den Kunden dabei unterstützt die vorgegebenen unternehmerischen Ziele als Projekt zu definieren. Dieser Artikel klärt auf, was man dabei alles beachten muss und wie man richtig und rentabel plant.
 

1. Gemeinsames Briefing

Eines ist mit Sicherheit zu Beginn eines jeden Projektes klar: Es gibt ein Problem und irgendwas muss geschehen. Alle anderen wichtigen Bedingungen gilt es in einem guten Briefing möglichst komplett abzufragen und die wesentlichen Rahmenparameter zu definieren. Ein Projekt ohne Briefing endet gerne chaotisch und teuer. Auch bei vorhandenen Briefings vom Kunden lohnt sich also meistens ein gemeinsames Rebriefing.

  • Was ist das Problem und welches Ziel soll erreicht werden?
  • Welche Erwartungen hat der Kunde an die Agentur?
  • Gibt es spezielle Anforderungen oder Einschränkungen an das Projekt?
  • Welche Aufgabenstellungen und zu liefernde Leistungspakete ergeben sich daraus?
  • Wie groß denkt der Kunde / die Agentur?
  • Welche Personen arbeiten am Projekt?
  • Welches Material ist bereits vorhanden oder analysiert?

 

2. Strategische Teamaufstellung

Eine wichtige Faustregel lautet hier: Je größer das Team, desto schneller können die Kosten wegen dem höheren Kommunikationsaufwand steigen. Das ergiebigste Team muss also nicht groß sein, sondern kompetent. Umso breiter die persönliche Kompetenz der Teammitglieder ist, desto schlanker darf das Team sein. Die Aufstellung reicht hier von kleinen Teams, bestehend aus einem erfahrenen UX Designer und einem technikaffinen Visual Designer, bis hin zu einer ganzen Gruppe aus eigenen und externen Spezialisten. Unabhängig von der Teamgröße befindet sich das UX Design Team meist im Mittelpunkt von Technik und Projektmanagement. Hier ist der enge Austausch wichtig um zusätzliche Kosten durch Kommunikationslücken zu vermeiden.

Tipp: Die Planung einer Teamaufstellung anhand einer Taktiktafel hat sich bewährt. Entschieden wird, wer die stärksten Spieler sind und auf welchen Positionen sie spielen. Steht das Team rund um das UX Design Projekt, sind stetige Absprachen der Schlüssel zu einem guten Ergebnis.

 

3. Projektplanung – linear vs. agil

Erfahrene UX Designer sollten schon zu Projektbeginn in der Lage sein mit dem Projektmanager einen rohen Projektplan und eine Einschätzung der Kosten aufzustellen. Hier wissen die Designer besser, wie aufwändig einzelne Designaufgaben sind und in welcher Reihenfolge sie stattfinden sollten. Nur bei überschaubaren Projekten mit klar festgelegten Ergebnissen (unabhängig von Ihrer tatsächlichen Dauer) machen die klassischen, linearen Wasserfallmodelle noch Sinn. Wenn allerdings ein digitales Produkt im Laufe eines Projektes erst entsteht oder es darum geht eine technische Innovation zu entwickeln, ist der Ablauf durch Iterationen im agilen Prozess – das heißt durch Schleifen aus Ergebnissen und deren Testings – geprägt. Das nächste Ziel wird nach jeder Phase definiert und geplant.
 

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4. Schnittstelle Design & Technik

Die Technik sollte von Anfang Teil der Konzeption eines Design Projekts sein. Gemeinsam zu Beginn passende technische Lösungen für die Projektanforderungen zu definieren, hilft im späteren Projektverlauf enorm. Zentralen Fragen rund um die Berührungspunkte von Design und Technik sind beispielsweise:

  • Welche Personen müssen wie oft gemeinsam Zwischenergebnisse im Projektverlauf bewerten?
  • Gibt es technische Einschränkungen, die das UX Design von Anfang an berücksichtigen muss?
  • Welche Daten müssen zu welchem Zeitpunkt von Design an Technik geliefert werden?
  • Welche Aufgaben können parallel von Design und Technik bearbeitet werden?

 

5. UX Design Prozess – planungssicher und flexibel

Designprozesse im allgemein laufen aufgrund äußerer Einflüsse und disziplinübergreifender Zusammenhänge selten linear ab. Trotz agiler Methoden gilt es aber die Planungssicherheit durch definierte Workflows zu sichern. Eine jede Interation im Designprozess sollte allerdings ein vorher definiertes Ergebnis erzielen und folgende Phasen durchlaufen:

  1. Analyse
  2. Aufgabenstellung
  3. Konzept
  4. Design
  5. Ergebnis

 

Fazit

Erst wenn Kunde und Agentur gemeinsam die Rahmenbedingungen definiert haben, kann ein individuell effizientes Team aufgestellt und die passende Prozessmethode bestimmt werden. Der enge Austausch zwischen Design und Technik ist entscheidend für verlustfreie Abläufe und qualitative Ergebnisse. Definierte Workflows komplettieren die größtmögliche wirtschaftliche Absicherung und Planbarkeit von UX Design Projekten.


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Leyla Genc