Während bei der Bewältigung von Herausforderungen in Zeiten von Digitaler Transformation, New Work, Remote Leadership und hybridem Arbeiten einige Unternehmen Erfolgseinbußen verzeichnen, setzen sich andere Unternehmen ab und können Ihre Führung am Markt mithilfe durchdachter Digitalisierungsstrategien erfolgreich ausbauen. Doch wo liegen die Unterschiede?

Unsere Erfahrungen haben gezeigt: Effizientes Projektmanagement ist so wichtig wie noch nie zuvor.
Nachfolgend zeigen wir Ihnen, was effizientes Projektmanagement definiert und welche Schritte erforderlich sind, sodass Projekte sowohl vom Budget, als auch von der Wertschöpfung ein voller Erfolg werden.

Warum ist effizientes Projektmanagement wichtig?

In der 2021 veröffentlichten “Pulse of the Profession” Studie vom Project Management Institute (PMI) geben Entscheider und Entscheiderinnen an, dass c.a. 40 % der Projekte als „gescheitert“ eingestuft werden^[2]. 32 % der Projekte zeichnen sich durch schleichenden Inhalts- und Umfangszuwachs, sogenannten „Scope Creep” aus^[2].

Effizientes Projektmanagement sorgt dafür, dass Budgets eingehalten und Projektziele erreicht werden.
Durch ein schlankes, aber durchdachtes Regelwerk werden Abweichungen früh erkannt und Gegenmaßnahmen eingeleitet. Saubere und gewissenhafte Dokumentation liefert die notwendige Prozesstransparenz und ist Grundlage für Reportings zu Entscheidern und dem gesamten C-Level.

Nutzen Sie die folgenden Schritte für erfolgreiches Projektmanagement

1. Requirements Engineering & Management

Mangelnde Anforderungsanalyse gilt als einer der primären Gründe für gescheiterte Projekte^[1].
Das Handbuch “Advanced Level Requirements Management” des International Requirements Engineering Board (IREB) beschreibt Requirements Engineering wie folgt:

Die relevanten Anforderungen zu kennen, Konsens unter den Stakeholdern über die Anforderungen herzustellen, die Anforderungen konform zu vorgegebenen Standards zu dokumentieren und die Anforderungen systematisch […] zu spezifizieren und zu managen, um das Risiko zu minimieren, dass das System nicht den Wünschen und Bedürfnissen der Stakeholder entspricht
^{Quelle: CPRE Advanced Level Requirements Management - Handbuch Seite: 9)}

Gutes Requirements Management führt zu einem geringeren Projektrisiko, einer höheren Projektqualität, geringeren Projektkosten und -Laufzeiten und damit einhergehend zu einer höheren Zufriedenheit.

Browserwerk empfiehlt:

• Anforderungen sauber strukturieren, dokumentieren und visualisieren (z. B. durch die richtigen Tools, siehe unten)
• Messbare Projektziele (KPIs) definieren und in regelmäßigen Abständen überwachen
• Anforderungen hinsichtlich Gesamtqualität und Machbarkeit prüfen und ggf. justieren

2. Collaboration Tools & Prozesse

Fundament einer guten Projektplanung und Struktur ist die richtige Projektmanagement-Software.
Die Wahl des richtigen Tools sollte idealerweise schon vor Projektbeginn getroffen werden, spätere Wechsel der Tools sind oftmals nur mit hohen Migrationsaufwänden möglich.

Bei der Auswahl sollten stets aktuelle Herausforderungen berücksichtigt werden, so zeichnet sich unser Ideales Projektmanagement Tool durch folgende Attribute aus:

• Unterstützt kollaboratives Arbeiten
• Web/Cloud-gestützt und ohne Installation verwendbar
• Hohe Konfigurier- und Anpassbarkeit
• Umfassende Visualisierungsmöglichkeiten

Unsere Empfehlungen - Industriestandards

Jira & Confluence
https://www.atlassian.com/de

Atlassian Produkte sind out of the box bereits bestens für das gemeinsame agile Arbeiten konfiguriert.
Über den “Marketplace” lassen sich zudem zahlreiche Plugins und Erweiterungen installieren.
Die Tools haben zudem eine API, welche es ermöglicht, Drittsysteme im Handumdrehen zu verknüpfen.

SharePoint
https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/sharepoint/collaboration

SharePoint ist im Rahmen der E3 Lizenz in beinahe jedem Unternehmen verfügbar und bietet eine solide Cloud-Storage Lösung für alle relevanten Projektdateien, welche zudem auch noch DSGVO-konform ist.
Das Synchronisieren wichtiger Daten und Dokumentbibliotheken über mehrere Devices ist in Echtzeit möglich, und gemeinsames Arbeiten in einer Datei sorgt hierbei für effiziente Arbeitsprozesse.

Kostenlose Alternativen - Ideal für Start Ups

Trello
https://trello.com/home
Trello ist ein, für kleine Teams, kostenloses Tool welches einfache Kanban-Boards und To-Do Listen bereitstellt. Trello ist binnen weniger Minuten konfiguriert und eine ideale Grundlage für die schnelle und einfache Organisation von Aufgaben.

Google Docs
https://www.google.de/intl/de/docs/about/
Google Docs ist die kostenlose Version von Google Workspace und stellt eine Alternative zur Office-Suite von Microsoft da. Ein großer Vorteil hierbei ist, dass die Anwendungen im vollen Umfang im Browser bereitstehen und damit auch sofort von jedem Gerät aus erreichbar sind.

Airtable
https://www.airtable.com/
Airtable gilt als echter Geheimtipp unter Start-ups.
Mit Airtable ist es möglich, Business-Apps und Organisationsmasken auf Basis von Spreadsheets aufzubauen. Eine Vielzahl von Konnektoren sowie die Möglichkeit neue Funktionen mit der integrierten API und low-code Programmiertools zu integrieren macht Airtable extrem interessant für kleine bis mittlere Teams!

3. Ability to Change & Change Management

Führende Unternehmen haben längst erkannt - Aktuelle Zeiten erfordern eine hohe „Wendigkeit“ im Unternehmen. Erfolgreiche Unternehmen setzen auf Ergebnisse, nicht auf Prozesse und besitzen die Fähigkeit, sich nach Bedarf flexibel anzupassen. Diese Wendigkeit wird durch gutes Change Management erzielt.

Was ist Change Management?

Der Begriff Change Management umfasst in der Praxis sämtliche Tätigkeiten, die mit einem Wandel oder Veränderungsprozess einhergehen. Change Management beinhaltet „die Vorbereitung, Analyse, Planung, Realisierung, Evaluierung und laufende Weiterentwicklung von ganzheitlichen Veränderungsmaßnahmen mit dem Ziel, ein Unternehmen von einem Ist-Zustand zu einem erwünschten Soll-Zustand weiterzuentwickeln
^{(Quelle: Die Bedeutung der innerbetrieblichen Kommunikation in Veränderungsprozessen - Sonja Trattner)}

Welche Faktoren behindern die “ability to change”?

Die Digitale Transformation stellt viele Menschen vor große Herausforderungen.
Gewohnte Arbeitsmuster und Strukturen ändern sich. Rechnungen werden nun digital bearbeitet, Software-Urgesteine aus der 2000er-Ära werden durch moderne, cloudbasierte Tools abgelöst, händische Prozesse laufen nun automatisiert.
Dieser Umschwung sorgt bei einigen Menschen für Widerstände, ausgelöst durch Emotionen wie Angst, Unsicherheit oder die Sorge, den Anschluss zu verlieren.

Browserwerk empfiehlt:
Beachten Sie die folgenden 3 Maßnahmen, um zu garantieren, dass auch Ihre Digitale Transformation ein voller Erfolg wird:

Wandel aus der Mitte heraus
Führung ist keine Einbahnstraße. Strikte top-down Entscheidungen sind nicht mehr zeitgemäß, geben Sie stattdessen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen die Chance, den Wandel aktiv mitzugestalten. Identifizieren Sie begeisterungsfähige Menschen und geben Sie Ihnen eine Schlüsselrolle in Digitalisierungsprojekten.

Purpose und Vision
Für die MitarbeiterInnen ist es wichtig, dass sie den Wandel als sinnhaft empfinden. Erst mit diesem Empfinden können sie sich mit der Veränderung identifizieren und den Wandel unterstützen. […] Klare Ziele dienen einerseits der Information der beteiligten Personen, anderseits besitzen sie auch einen motivierenden Charakter. Ziele können über die Vision der Veränderung vermittelt werden. Wichtig ist hierbei, dass die Veränderungsziele von allen Betroffenen verstanden werden.
^{(Quelle: Die Bedeutung der innerbetrieblichen Kommunikation in Veränderungsprozessen - Sonja Trattner)}

Transparenz
In jedem Projekt gibt es Rückschläge und Erfolge. Gehen Sie offen mit beidem um und fokussieren Sie sich auf die Learnings, nicht auf die Fehler. Nur wer eine offene Fehlerkultur pflegt, kann erreichen, dass Menschen sich angstbefreit neuen Herausforderungen erfolgreich widmen.
Eine offene Fehlerkultur kann z. B. durch regelmäßige Retrospektiven erreicht werden.
Browserwerk verwendet dafür z.B. gerne das Spotify Retro Kit.

_{Quellen
1) Project Management Institute - Pulse of the Profession 2021
https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pmi-pulse-2021-appendix.pdf?v=fef7116b-b3d6-4c8e-a274-4ac5db30c48e
2) Project Management Institute - Pulse of the Profession, Europe 2021
https://www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse2021_regional_europe_final.pdf?v=9ea0e7b1-11c4-40c6-bb55-276b2ef50794&sc_lang_temp=de-DE
3) CPRE Advanced Level Requirements Management - Handbuch
https://www.gasq.org/files/content/gasq/downloads/certification/IREB/IREB AL/ireb_cpre_handbuch_requirements_management_advanced_level_v1.pdf
4) Die Bedeutung der innerbetrieblichen Kommunikation in Veränderungsprozessen
https://unipub.uni-graz.at/obvugrhs/content/titleinfo/242534/full.pdf}